受注処理

お客様からの注文メールを受け取る作業です。

注文メール受信

お客さまの送信された、注文メールの受け取り方を説明しましょう。
「いい番頭」のメイン画面を開きます。
こちらの「メール受信」ボタンにカーソルを合わせてクリックし、「メール受信」画面を開きます。

新しくウィンドウが開きます。下記が「メール受信」の画面になります。
まずウィンドウの右下にある「件名前方一致でフィルタ取込」のチェックボックスに、チェックが入っていることを確認してください。
ここをチェックすることによって、受信したメールを種類ごとに分類でき、またメール本文に記載されている情報を項目ごとに振り分けるフィルタ機能が働きます。

「件名前方一致でフィルタ取込」がチェックを入れます。チェックが入っていない場合は取込処理の際にフィルタ機能がうまく働かず、情報が振り分けられません。
※楽天市場、yahoo!ショッピングにご出店されている方は、[楽天複数届先判定][Yahoo!複数届先判定]にもチェックを入れてください。
[閉じる]ボタンを押すとフィルタ取込処理が行われ、メールの種類ごとに分けられます。

フィルタ機能は、「各種設定」にある「取込フィルタ設定」にて設定ができます。
取り込フィルタ設定についてはこちら

左下の「受信/取込」ボタンをクリックしましょう。

「メール受信処理」画面のウィンドウが開き、メールの受信が開始されます。
受信が終了すると、「閉じるボタンでフィルタ処理を開始します」という文字が最後に現れますので、右下の「閉じる」ボタンをクリックします。

すると、「フィルタ取込処理」画面に切り替わり、メールの取込処理が行われます。
こうして、設定に基づきメールの内容が解析され、情報がデータベースに格納されます。
※設定したフィルタに基づいて、受信したメールを取り込みます受信メールや、懸賞メールを設定された通りに各処理に振り分けます。
設定されないメールは「その他メール」に振り分けられます。
※「フィルタ取込処理」画面で「フィルタ情報なし」という文字が出ていますとフィルタに反応していないのでメールとしては取り込みましたが、いい番頭には反映されません。
ですので、取り込んだはずなのに受信処理を見たら反映されていないということがあります。

受注台帳処理

「受注台帳処理」はメイン画面の「受注処理」から行うことができます。

メイン画面の受注処理ボタンをクリックすると、「受注処理」画面が開きます。
画面下にある「受注確認M」ボタンから右に向かって順番にクリックし、それぞれの処理作業を行ってください。

処理を終えると「ダイアログ」で各項目に終了済みのチェックをいれるかどうか聞かれますので処理が終了したときは「はい」を選択し、それぞれの項目に終了済みのチェックをいれていきましょう。

受注処理でお客様対応を行う

メール受信でお客様から注文を受けたら、受注処理でお客様の対応を行います。
メイン画面の「受注処理」ボタンをクリックし、「受注処理」画面を開きます。

画面中央の部分には、お客様から受け付けた注文の一覧が表示されます。

上記が、「受注処理」画面になります下にあるボタンを使って、お客様の詳細情報の閲覧や、受注確認メールなどの送信、各種伝票の作成や売上一覧の作成を行うことが出来ます。

また、こちらのボタンを使って一つ一つの注文に対してそれぞれの対応や処理を行うと、赤いチェックが入っていきます。チェックが入ることによって、注文ごとの進行状況が一目で分かるようになります。

処理を行う注文を検索します。
検索は、受注日や顧客番号に必要事項を入力するか、

「チェック状態」の項目をクリックしてチェックを入れ、

最後に右の「検索」ボタンをクリックします。

すると、注文一覧から絞込みが行われ、条件に当てはまる受注情報一覧が表示されます。
また、データベースに登録されている全ての受注情報を表示させたい場合は「条件クリア」ボタンを押し、上の「検索」ボタンを押します。

「いい番頭」で受け付けた全ての受注情報が表示されます。
検索を終えて、一覧の中に処理を行いたい注文が表示されたら、そこへカーソルを合わせてクリックしてください。

このように色が青に変わります。これが選択された状態になります。

この選択した注文のお客様情報を見てみましょう。
左下の「お客様情報」ボタンにカーソルを合わせてクリックすると、「お客様情報」画面が開きます。

こちらでは、お客様の名前や住所、支払い方法などの詳細情報が表示されます。

また「いい番頭」では、メールの受信と取込によって顧客情報がデータベース化されていますので、こちらでお客様の過去の受注履歴やメール履歴もまとめて閲覧することができます。

お客様に受注確認メールを送る。

お客様から注文を受けたとき、注文を受け付けたことをお客様に伝えるメールを送信する必要があります。
まず、受注確認メールを送信したい注文を一覧から選択し、「受注確認M」ボタンにカーソルを合わせてクリックします。

※「受注確認M」に付きましては、通常弊社のカゴを利用して注文があったお客様に関して自動的に注文確認メールがお客様先に届いているので特に利用することはございません。
もし利用するとしても、在庫を再度確認するためのメール用や受注確認と書いてありますが、メールの内容は自由に定型文設定で変ることができます。

「送信メール設定」のウィンドウが開き、「メール定型文」の画面が表示されます。

こちらの「メール定型文」では、あらかじめ入力されている定型文を使用して、メールを送信することができます。
まず、定型文を使用する場合の説明をしましょう。
ここでお客様に送信するのは受注確認メールですので、この分類の項目一覧から「受注確認」を選択します。

「受注確認」は一番上にあります。
選択すると、下の内容が「受注確認」の定型文に切り替わります。

ヘッダーの欄には挨拶と受注を受け付けた旨が、

フッターの欄には支払のお願いと最後の挨拶が表示されています。

メールでは、ヘッダーのラインの下に、お客様から受け付けた注文の受注情報が入ることになります。
そしてメールの最後には、署名欄に記載されてあるショップ情報が入ります。

「ヘッダー」「フッター」「署名」と三つの内容を確認し、よろしければ左下の「定型使用」をクリックしてください。

次の「送信メール設定」画面に移動します。

「送信メール設定」画面では、まず、「送信者」を選択します。

メールアドレスを複数登録している方は、こちらで送信に利用するメールアドレスを選択してください。
定型文を使用する場合、本文の欄には、先ほどの定型文と受注情報が全て入力されています。再度確認してみましょう。

問題なければ、「送信箱へ」のボタンをクリックし、

問題なければ、「送信箱へ」のボタンをクリックし、作成したメールを送信箱へ入れましょう。
また、内容を修正したい場合や、変更したい場合は、こちらで本文に直接入力します。

そして、下の「登録・修正」ボタンをクリックします。

こちらをクリックしないまま、送信箱へメールを入れてしまうと、直接入力されたものが反映されませんので、必ずクリックするようにしてください。

「送信箱へ」のボタンをクリックしたら、「メール送信箱」の画面に切り替わります。

左下の送信ボタンを押して、作成した受注確認メールをお客様へ送信しましょう

※メール送信箱へ入れただけではメールは送信されていません。
必ずメール送信箱で [送信]ボタンを押しましょう。

また、メール送信箱に取り込んだメールは「送信」を押したらすべて送信されます。
送信箱に残っているものは、送信が出来なかったメールになります。
送信が終了したら「受注確認M」項目にチェックを入れましょう。

チェックすることで、受注確認メールが送信済みということが「受注処理」画面の一覧から分かるようになります。

ダイアログが表示されますので、「はい」を選択してください。
このように、赤いチェックが入ります。

これで受注確認メールの送信は完了です。


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