問い合わせ対応

メール受信

問い合わせ対応について、説明します。

まず、「メール受信」を行います。

メイン画面の「メール受信」ボタンをクリックし、「メール受信」画面を開いてください。

下の「件名前方一致でフィルタ取込」欄にチェックが入っていることを確認し、チェックが入っていなければチェックを入れ、左下の「受信/取込」ボタンをクリックしてください。


メール受信処理画面が表示され、メール受信か開始されます。

「閉じるボタンでフィルタ処理を開始します」が表示されたら、右下の「閉じる」ボタンをクリックしましょう。
フィルタ取込設定に基づいたメール分類作業とメール本文内容の振り分け作業が開始されます。
ここで設定に該当しないメールが受信された場合は「その他メール」に振り分けられます。

「フィルタ処理が完了しました」と表示されたら、左下の「閉じる」ボタンをクリックして、ウィンドウを閉じてください。

返信メール作成

問い合わせメールが送られた場合の返信メール作成について説明します。

「メール受信」画面にある「分類」の項目から「問い合わせ」を選択します。

そして、右の検索ボタンをクリックすると、問い合わせに分類されているメールが受信メール一覧に表示されます。


一覧から返信したい問い合わせのメールをクリックして選択し、下の返信ボタンをクリックしましょう。

すると、「返信メール設定」の「メール定型文」ページが表示されます。

定型文を使用する場合は「分類」の欄から「問合せ」を選択し、左下の「定型使用」ボタンをクリックしてください。


定型文を使用しない場合は、下の「使用しない」ボタンをクリックしてください。

そして「送信メール設定」画面へ進みます。

まず、メールを送信したいアドレスを選択するために、送信者の欄から使用するメールアドレスを選択します。

「本文」の欄で、問い合わせに対する返答を書きます。

入力し終わったら、「登録・修正」ボタンをクリックして、入力した本文を確定しましょう。

そして、「送信箱へ」のボタンをクリックし送信箱に作成したメールを格納しましょう。

本文を入力したのに「登録・修正」ボタンをクリックしないままメール送信した場合は、その入力内容が反映されません。
本文を入力したときや修正を行ったときは、送信箱へのボタンを押す前に、必ず「登録・修正」ボタンをクリックしましょう。
また、送信箱に格納しただけでは、メールは送信されません。必ず送信箱からメールを送信してください。


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